Conheça o método PDCA, que fez da FALCONI a maior consultoria de gestão do Brasil

Por Rafael Carvalho

Planejar, executar, verificar e agir: entenda de que forma empresas e consultorias usam a fórmula para resolver seus problemas

Em nosso cotidiano – tanto pessoal como profissional – somos frequentemente desafiados a criar fórmulas para solucionar os problemas que aparecem. Com as empresas, não é diferente.

O PDCA é uma dessas fórmulas, e foi disseminada no Brasil pela consultoria de gestão FALCONI – hoje uma gigante com cerca de 600 consultores e mais de 30 anos de atuação, somando milhares de projetos realizado em empresas privadas e órgãos do governo.

O método é usado para avaliar se os seus esforços estão realmente trazendo o resultado esperado – e, se não for esse o caso, corrigir o que for necessário. Portanto, para que ele funcione, é preciso saber o resultado que você espera.

No estilo de gestão da Falconi, é aí que entram as metas: objetivos a serem alcançados com prazo e valor estabelecido. Assim, a meta deixa claro onde e quando você quer chegar. Escolher as metas para um projeto, uma empresa, ou mesmo suas metas pessoais, não é uma tarefa simples – exige dedicação e análise cuidadosa do que já foi feito no passado. As metas, quando bem definidas, devem ser:

Desafiadoras: Demandam conhecimentos novos e aumentam a complexidade dos desafios anteriores.

Viáveis: Devem ser estabelecidas para ser atingidas, e é preciso acreditar que realmente é possível alcançá-las. Não devem ser estabelecidas com exagero, como um norte impossível.

Sustentáveis: Analisadas com base em fatos e dados, e atingidas de forma que garanta que os resultados vão se manter.

As metas também devem ser mensuráveis e possíveis de ser acompanhadas: “Você não controla (e nem melhora) aquilo que não pode medir” é um dos mantras da consultoria, emprestado de Peter Ducker.
Alguns exemplos de metas estabelecidas em empresas e organizações do governo: aumentar 6% o EBITDA, reduzir em 90% nossa taxa de erros de produtos enviados, melhorar em 15% o índice de aprendizagem dos alunos do ensino básico.

A partir daí, o método PDCA vai ajudar a indicar qual o melhor caminho para atingir essas metas, e realizar os ajustes de rumo necessários conforme ele vai sendo percorrido.

A história do método

Acrônimo para Plan (planejar), Do (executar), Check (verificar) and Act (agir), em inglês, o método remete à obra do filósofo francês René Descartes, Discurso do Método, de 1637. “Naquela época, a motivação de Descartes era descobrir uma forma de condução científica do pensamento humano em busca da verdade. Essa é a origem fundamental do PDCA, um método cartesiano de resolver problemas”, explica um consultor ouvido pelo Na Prática.

Dentro do ambiente corporativo, o método PDCA tornou-se popular através de um estatístico americano chamado Edward Deming: no início da década de 1950, após a Segunda Guerra, o governo japonês convidou Deming a ajudar o país na reconstrução industrial no cenário do pós-guerra.

Com a aplicação das técnicas de Deming, o Japão se tornou uma potência industrial e um case histórico de produtividade – e foi de lá que o mineiro Vicente Falconi, fundador da consultoria que leva seu nome, trouxe essas ideias.

A grande razão de ser do PDCA é a resolução de problemas: ele é um passo a passo para o alcance de metas. Segundo consultores da FALCONI, o método pode ser aplicado a qualquer tipo de problema, inclusive em em situações da vida pessoal, e é base fundamental dos processos de gestão de qualquer tipo de organização.

Assista ao bate-papo do Na Prática com o professor Vicente Falconi

Como funciona o PDCA

Na prática, o método segue a sequência das quatro letras. Primeiro, como já explicamos, é necessário identificar um problema e traçar uma meta para sua resolução, com prazo definido para se chegar ao resultado esperado. A partir daí entra em jogo o acrônimo:

Plan: Analisar e planejar as ações que vão ajudar a chegar mais perto da meta, e sempre que possível definir um resultado esperado para cada uma dessas ações

Do: Executar o plano de ação definido na etapa anterior

Check: Verificar e analisar os resultados

Act: Por fim, incorporar aprendizados e agir para consertar possíveis falhas a partir do que está dando errado ou padronizar o que está dando certo

Colocando o PDCA em prática

Na parte do planejamento, é necessário dedicar tempo para analisar os dados do problema (histórico, frequência, etc) e refletir sobre quais seriam suas causas mais fundamentais, para poder pensar em ações que vão atuar sobre essas causas.

Nesse momento, cabe o brainstorming tanto sobre causas como sobre ações para atacá-las. Porém, como um brainstorming acaba gerando um número grande de possibilidades, é preciso priorizar: Quais causas são as mais impactantes no problema? Quais ações podem trazer mais resultado?

A partir daí, essas ações precisam ser colocadas em prática. De nada adianta um planejamento excelente se ele não for bem executado.

Um dos pontos principais levantados pelos consultores é a necessidade de disciplina para cumprir o que foi previsto no plano de ação. Como já disse Bernardo Hees, CEO da Kraft Heinz, em entrevista ao Na Prática: “O sucesso não está na estratégica, está na execução”.

Conforme as ações vão sendo realizadas, é preciso coletar dados sobre o resultado que elas trouxeram – e se esse resultado é inferior ou não ao que estávamos esperando.

Ciclos

Vale lembrar que essa sequência é cíclica. Ou seja, quando algo não trouxe o resultado esperado, os ajustes feitos na última etapa (Act) são novamente submetidos ao início do ciclo: planejamento, execução e checagem.
É preciso refletir sobre o que deu errado: Foi um erro de execução? De planejamento? A ação não é tão eficaz? A partir daí ciclo vai ser percorrido diversas vezes ao longo da resolução do problema, conforme diferentes ações e planos de ação vão sendo testados.

Repete-se o ciclo, passando pelas quatro etapas, até implementar um plano de ação consistente o bastante para trazer os resultados esperados.

Já em caso de sucesso no resultado, é feita a padronização do processo para garantir que boas práticas sejam repetidas. Se determinada ação deu certo e trouxe o resultado que queríamos, o melhor é garantir que ela vai continuar sendo feita, não é mesmo?

O PDCA é um método único e aplicado da mesma maneira em qualquer tipo de empresa, independentemente do seu segmento. A diferença está no tamanho e na diversidade dos problemas.

Segundo o consultor com quem conversamos, três fatores são fundamentais para que se atinja as metas na utilização do método. “Primeiro, é preciso contar com a ajuda de uma liderança atuante e de pessoas que conduzam a organização no rumo de sua visão. Também é necessário haver conhecimento técnico disponível – se a empresa é uma cervejaria, por exemplo, é preciso ter gente que entenda muito bem o negócio e o processo técnico de se fazer cerveja. Por fim, o terceiro fator essencial é de fato aplicar o conhecimento de gestão, representado em sua essência pelo PDCA.”

Leia também: ‘Gestão não tem ideologia’, diz Vicente Falconi

Como funcionam os projetos

Na prática, o próprio cliente auxilia a consultoria na aplicação do método. “O trabalho é feito a várias mãos e faz parte do processo ensinarmos fazendo junto, disseminando o conhecimento de forma que os bons resultados se perpetuem”, explica o consultor. “A participação de nossos clientes nesse processo é imperativa. O conhecimento de gestão por si só não leva ao resultado. É sempre necessário que tenhamos conosco a parceria de nossos clientes, com seu conhecimento técnico e liderança, em todas as etapas do projeto”.

Descubra as principais inspirações de gestão de Vicente Falconi no vídeo abaixo!

 

Fonte: Na Prática

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